System zarządzania i kontroli faktur

Kompletny przebieg dokumentów: od automatycznego importu z KSeF i źródeł zewnętrznych, przez zatwierdzanie i kontrolę, aż po paczki przelewów, eksport do księgowości i inteligentną analizę poprawności (INA).

KSeF

Automatyczny, cykliczny import (np. co 20 min).

  • Import faktur sprzedaży i kosztowych.
  • Logi pobrań, statusy, retry przy błędach.

Dokumenty spoza KSeF

Dwukanałowe przyjmowanie: panel www oraz e‑mail.

  • Panel do ręcznego wprowadzania dokumentów z możliwością opisu dokumentów.
  • Wysyłka na dedykowany adres e‑mail bez logowania.
  • System wykrywa duplikaty względem KSeF.

Centralna baza

Jedno źródło prawdy: dokumenty, statusy, logi.

  • Scalony rejestr KSeF + dokumentów zewnętrznych.
  • Historia zdarzeń (zatwierdzenia, odrzucenia, eksporty).
Zatwierdzanie i kontrola

Mechanizm zatwierdzania

E‑mail lub panel klienta, zbiorczo lub pojedynczo.

  • Klient otrzymuje e‑mail z podglądem dokumentu i przyciskiem Zatwierdź / Odrzuć.
  • Brak decyzji? System ponawia przypomnienia aż do skutku.
  • Odrzucenie oznacza dokument do korekty (księgowanie nadal możliwe, ale z flagą ostrzegawczą).
  • Tryb dzienny: zbiorcze zatwierdzanie wszystkich nowości.
  • Możliwośc zatwierdzania dokumentów w panelu klienta.
ZatwierdzoneOdrzuconeWymaga decyzji

Paczki przelewów

Filtrowanie, walidacja i przygotowanie płatności.

  • Filtry: status, termin, kontrahent, kwota.
  • Weryfikacja rachunków na białej liście (WL‑B).
  • Po wygenerowaniu paczki dokumenty dostają status, aby nie trafiły ponownie do kolejnej paczki.
Księgowość i analizy

Eksport do programu księgowego

Zarówno KSeF, jak i zatwierdzone dokumenty spoza KSeF.

  • Eksport plikowy lub przez API (CSV, XML, JPK, inne).
  • Śledzenie statusu: „wyeksportowano” / „zaksięgowano”.
  • Log zdarzeń do pełnej audytowalności.

Kontrola poprawności (INA)

Wczesne wykrywanie błędów i nieprawidłowości.

  • Definiujemy nieruchomości (oczekiwana liczba faktur/mies., domyślni kontrahenci, zakres kwot).
  • System wskazuje brak faktury, duplikaty lub kwoty poza zakresem; porównuje źródła (KSeF vs e‑mail/panel).
  • Alerty, raporty i lista spraw do weryfikacji.

Jak to działa – w 6 krokach

  1. Import dokumentów

    System pobiera faktury z KSeF cyklicznie oraz przyjmuje dokumenty z panelu i e‑maila.

  2. Standaryzacja i rejestr

    Wspólna baza porządkuje dane, wykrywa duplikaty i nadaje statusy.

  3. Zatwierdzanie

    Użytkownik decyduje e‑mailem lub w panelu. System przypomina do skutku.

  4. Kontrola poprawności (INA)

    Reguły dla nieruchomości i kontrahentów wykrywają braki, duplikaty i kwoty poza zakresem.

  5. Płatności

    Filtrowanie dokumentów, biała lista rachunków i generowanie paczek przelewów.

  6. Eksport do księgowości

    Dane trafiają do programu księgowego. Dokumenty otrzymują statusy eksportu i księgowania.